Rappresenta il documento cardine in un rapporto di Franchising, è il Manuale Operativo. Guida alla scoperta di questo strumento e del suo valore in un rapporto tra franchisor e franchisee.

Sicuramente una qualsiasi agenzia di consulenza franchising degna di tale nome, suggerirà al potenziale franchisor che intenda instaurare da zero la propria rete, di operare in un regime per quanto possibile di ordine e precisione. Questo vale soprattutto nell’ambito della standardizzazione del format che egli intende trasferire ai vari affiliati.

Standardizzazione e formalizzazione sono propedeutici alla redazione di quello che è lo strumento più importante in ambito di un rapporto di franchising. Stiamo parlando del manuale operativo.

Tale documento è una vera e propria guida che contiene nei dettagli le regole e le indicazioni alle quali un franchisee deve attenersi per l’apertura e la gestione di un’attività in franchising in quella specifica rete.

È autoevidente, considerando tutto quanto scritto finora, che il manuale operativo nel franchising dovrà essere necessariamente scritto bene, con un linguaggio facilmente comprensibile, chiaro e formulato in modo che non possa dare adito a interpretazioni differenti da quelle che sono le intenzioni del franchisor.

Per evitare tale inconveniente, il manuale operativo dovrà essere il più dettagliato possibile, in modo da prevedere tutte le possibili situazioni e cercare di non lasciare nulla al caso. La libertà d’azione del franchisee va limitata quanto più possibile, in modo da replicare ovunque nella nostra rete il nostro format di prodotto/servizio.

Da non sottovalutare è anche la veste grafica del nostro manuale operativo, soprattutto se questa è funzionale alla comprensibilità del flusso di operazioni descritte al suo interno. Un manuale operativo deve contenere, tra le altre cose, le informazioni tecniche e le procedure e i metodi organizzativi del punto vendita dal punto di vista dell’immagine, del marketing e della vendita.

Per evitare plagio del proprio know how, in generale, è necessario che il manuale operativo venga consegnato all’affiliato, soltanto nel momento in cui egli ha effettivamente già firmato il contratto di affiliazione ed è dunque soggetto ad obblighi di riservatezza aziendale e non concorrenza. Infatti il manuale operativo è una fonte vastissima di segreti aziendali. Con il contratto, dunque, il franchisor si tutela da eventuali cagionati dalla divulgazione di documenti rilevanti sulla sua formula commerciale.

È proprio il manuale operativo quello strumento che concretizza il passaggio di know how dal franchisor al franchisee, per questo costituisce il documento più peculiare del contratto di franchising.

Tale documento, nell’ambito di un rapporto di affiliazione prolungato e duraturo, va inteso assolutamente come un documento dinamico e soggetto a continui aggiornamenti. Le modifiche che periodicamente vengono apportate al manuale operativo e divulgate a tutta la rete di affiliati, possono essere derivanti da variazioni delle abitudini e esigenze della clientela, evoluzioni del mercato e innovazioni tecnologiche nel settore o nel singolo business.

Per redigere il manuale operativo, si dovranno analizzare e mappare tutte le possibili aree di generazione di valore che sottendono al nostro modello di business. Dovranno dunque essere redatte tutte le attività necessarie nei vari aspetti dell’attività, al fine di eliminare ogni discrezionalità o dubbio sulla gestione. La redazione di un manuale operativo è una fase complessa e delicata, che dovrebbe essere svolta con l’ausilio di un esperto o una società di consulenza. Occorre descrivere accuratamente il modello di business, frazionarlo e analizzarlo nelle sue singole componenti, come la gestione del punto vendita, le procedure per la scelta dei fornitori, la gestione delle risorse umane e delle procedure relative a pubblicità, della vendita e fidelizzazione clienti.

Un valido consulente ha l’abilità di individuare gli elementi di replicabilità di un business che un imprenditore coinvolto direttamente nell’attività, spesso, non è in grado di vedere e valutare con obiettività.